Les outils de gestion de projet en ligne indispensables pour les entrepreneurs

Business Publié le 23 septembre 2024

Entre productivité et casse-tête

En tant qu’entrepreneur, vous cherchez constamment des moyens d’optimiser votre temps et d’améliorer votre productivité. Pourtant, avec la multitude d’outils disponibles sur le marché, il est facile de se perdre et de finir par utiliser des solutions inefficaces. De mon expérience, il est essentiel de se concentrer sur quelques outils clés qui répondent réellement à vos besoins. Aujourd’hui, je vais vous partager mon point de vue sur trois outils indispensables : Slack pour la communication interne et externe, Notion pour la gestion de projet, et Bitwarden pour la gestion sécurisée de vos mots de passe.

Analyse du besoin

Avant de plonger dans le vif du sujet, il est crucial de comprendre pourquoi il est important de ne pas se disperser entre trop d’outils. J’ai souvent constaté que de nombreux professionnels utilisent une multitude d’applications sans vraiment les maîtriser, ce qui conduit à une perte de temps et d’efficacité. L’objectif est donc de choisir des outils polyvalents, intuitifs et qui s’intègrent bien entre eux pour faciliter votre quotidien. Ce qui est bien quand on concentre les informations sur des outils pertinents, c’est qu’il est plus facile de jouer avec (surtout moi) pour créer des connexions entre les outils.

Slack : Centralisez votre communication

La communication est le pilier de toute entreprise efficace. Slack est une plateforme de messagerie instantanée qui permet de regrouper toutes vos communications en un seul endroit, que ce soit avec votre équipe interne ou vos partenaires externes.

  • Organisation par canaux : Créez des canaux dédiés pour chaque projet, équipe ou sujet. Cela permet de garder les discussions ciblées et de retrouver facilement les informations.
  • Intégrations multiples : Slack s’intègre avec de nombreux autres outils comme Notion, Google Drive, Zoom, et bien d’autres. Vous pouvez ainsi recevoir des notifications et partager des fichiers sans quitter l’application. (à mon sens, c’est le principal avantage de tous ces outils)
  • Recherche puissante : Retrouvez rapidement des messages ou des fichiers grâce à la fonction de recherche avancée.
  • Appels audio et vidéo : Organisez des réunions sans avoir besoin d’une autre application.
  • Automatisations : Utilisez des bots comme Slackbot pour automatiser des tâches répétitives, comme envoyer des rappels ou des messages programmés.

Conseil pratique : Personnalisez vos notifications pour éviter la surcharge d’informations. Utilisez les statuts pour indiquer votre disponibilité et ne pas être dérangé pendant vos moments de concentration.

Notion : Votre couteau suisse de la gestion de projet

Si vous cherchez un outil tout-en-un pour gérer vos projets, Notion est la solution idéale. C’est une plateforme flexible qui combine la prise de notes, la gestion de tâches, les bases de données et bien plus encore.

  • Flexibilité extrême : Créez des pages personnalisées avec du texte, des images, des tableaux, des listes de tâches, etc. Vous pouvez organiser vos informations exactement comme vous le souhaitez.
  • Bases de données puissantes : Gérez vos projets, clients, tâches ou tout autre type de données grâce aux bases de données relationnelles de Notion.
  • Templates prêts à l’emploi : Utilisez des modèles pour gagner du temps, comme des roadmaps, des calendriers éditoriaux, ou des plans de projet.
  • Collaboration en temps réel : Invitez vos collègues à collaborer sur des pages ou des bases de données, commentez et mentionnez-les pour une meilleure communication.
  • Intégrations : Notion s’intègre avec des outils comme Slack, Google Calendar, et peut être connecté à d’autres applications via Zapier ou Integromat pour des automatisations avancées.

Astuce : Utilisez les relations et rollups dans vos bases de données pour lier différentes informations entre elles et obtenir des vues consolidées de vos données. Alerte : Un couteau suisse, c’est bien, mais on s’en sert surtout pour :

  • Décapsuler une bière
  • Déboucher une bouteille de vin
  • S’amuser avec le reste

Alors attention à ne pas tomber dans un espèce de “fourre tout”. Mettez vous des restrictions sur l’utilisation de cet outil, par exemple : ce sera mon Kanban pour ma gestion de projet ainsi que ma gestion des leads

Bitwarden : Sécurisez vos informations sensibles

La sécurité des données est un enjeu majeur pour toute entreprise. Bitwarden est un gestionnaire de mots de passe open-source qui vous permet de stocker et de partager vos identifiants de manière sécurisée.

  • Chiffrement de bout en bout : Vos données sont protégées par un chiffrement AES-256 bits, ce qui garantit leur confidentialité.
  • Partage sécurisé : Créez des organisations pour partager des mots de passe avec votre équipe sans compromettre la sécurité.
  • Générateur de mots de passe : Créez des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, réduisant ainsi les risques de piratage.
  • Accessibilité multiplateforme : Disponible sur desktop, mobile et en extension pour les navigateurs, vous avez accès à vos mots de passe où que vous soyez.
  • Authentification à deux facteurs (2FA) : Ajoutez une couche supplémentaire de sécurité à vos comptes sensibles.

L’avantage, c’est qu’il est décorélé d’un système d’exploitation ou d’un moteur de recherche, alors vous pouvez l’utiliser partout, sur n’importe quel support et moteur de recherche.

Conseil pratique : Activez les notifications de connexion pour être alerté en cas d’accès suspect à votre compte Bitwarden.

Automatisations : Gagnez du temps et de l’efficacité

Comme je vous le disais, l’un des grands avantages de ces outils est leur capacité à s’intégrer entre eux et à automatiser des tâches répétitives.

  • Intégration Slack et Notion : Recevez des notifications dans Slack lorsque des modifications sont apportées dans Notion. Par exemple, vous pouvez être averti lorsqu’une tâche vous est assignée ou lorsqu’un projet est mis à jour.
  • Automatisations avec Zapier ou Make : Ces plateformes vous permettent de créer des workflows automatisés sans avoir à coder. Par exemple, vous pouvez créer une tâche dans Notion à partir d’un email reçu ou ajouter un événement dans Google Calendar lorsque vous créez une nouvelle page dans Notion.
  • Utilisation des API : Si vous avez des besoins spécifiques, vous pouvez utiliser les API de Slack et Notion pour développer des intégrations sur mesure.
  • Automatisations internes dans Notion : Utilisez les formules, les filtres et les vues pour automatiser l’organisation de vos données. Par exemple, vous pouvez créer une vue qui affiche uniquement les tâches en retard ou assignées à un membre spécifique de l’équipe.

Astuce : Prenez le temps de cartographier vos processus métiers pour identifier les tâches qui peuvent être automatisées, et ainsi gagner en productivité.

Mon expérience personnelle

Au cours de mes projets, j’ai souvent vu des équipes perdre du temps à cause d’outils mal utilisés ou inadaptés. En me concentrant sur des solutions comme Slack, Notion et Bitwarden, j’ai pu non seulement améliorer ma propre productivité, mais aussi celle de mes clients. Notion, en particulier, m’a permis de centraliser toutes les informations de mes projets, de la planification à l’exécution, en passant par le suivi et le reporting.

Surtout, il tout aussi important de ne pas tomber dans la sur-optimisation (j’y consacrerai un article) tout en restant alerte sur les capacités qu’offre ces outils. Elles ont toute des API, qui peuvent paraitre abstraite pour certains mais qui pour nous, développeur, sont une mine d’or et un vrai plaisir à lire (quand c’est bien écrit !). N’hésitez pas à exposer vos problématique métier à un développeur, il peut vous faire gagner un temps précieux ! J’en connais un, basé à Bordeaux. Son site internet -> Brian Alibali

Il y a aussi des outils qui peuvent être complétement personnalisé pour répondre strictement à vos besoins métier ! Comme par exemple cet outil que j’ai développé pour une entreprise du secteur automobile

Conseils supplémentaires

  • Formez-vous et formez votre équipe : La prise en main de nouveaux outils peut demander un peu de temps. Investissez dans la formation pour vous assurer que tout le monde les utilise efficacement. Je ne me considére pas apte à former à ces outils, cependant, si vous souhaitez qu’on échange sur ce sujet, c’est un plaisir de vous donner mon retour d’expérience plus en détail !
  • Personnalisez vos outils : N’hésitez pas à adapter les outils à vos besoins spécifiques. La flexibilité de Notion vous permet de créer des systèmes sur mesure.
  • Évitez la surcharge d’informations : Trop de notifications ou de données peuvent nuire à votre productivité. Configurez vos paramètres pour ne recevoir que les informations essentielles.
  • Revue régulière : Prenez le temps de revoir vos processus et l’utilisation de vos outils pour identifier les axes d’amélioration.

Conclusion

En choisissant judicieusement vos outils de travail, vous pouvez considérablement améliorer votre efficacité et celle de votre équipe. Slack, Notion et Bitwarden forment un trio puissant pour couvrir vos besoins en communication, gestion de projet et sécurité des informations. Imposez vous une rigueur sur leur utilisation et n’oubliez pas d’exploiter les possibilités d’automatisation pour gagner encore plus de temps.